LAGERTYP AKTENLAGER:
Über geeignete Aktenlager in verschiedenen Städten und Regionen bekommen Sie hier bei Warehousing.Online schnell und einfach einen Überblick!
AKTENLAGER (englisch: filing warehouse)
Bei einem Aktenlager handelt es sich um eine Auslagerung von Akten und Ordner an einem einzigen Ort außerhalb des eigenen Betriebes.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was unter einem Aktenlager zu verstehen ist. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, welche Vorteile es bietet, wie es eingerichtet wird und welche gesetzlichen Auflagen beachtet werden müssen.
Möchten Sie Ihre Akten draußen aufbewahren, damit Sie sie später wiederfinden können? Gibt es wichtige Dokumente, die Sie sicher aufbewahren müssen? Möchten Sie den Papierabfall in Ihrem
Unternehmen reduzieren, indem Sie Ihre Akten extern aufbewahren lassen? Wissen Sie nicht, was Sie mit Ihren Akten nach der Digitalisierung machen sollen?
Möchten Sie Ihre Akten ordentlich aufbewahren, bevor sie später im Chaos versinken? Oder gibt es wichtige Dokumente, die Sie sicher aufbewahren müssen? Soll der unnötige Papierabfall in Ihrem Unternehmen reduziert werden? Wohin mit den alten Akten, nachdem sie digitalisiert worden sind?
Für weitere Informationen rund um die verschiedensten Lagerarten bietet sich ein Blick auf unsere Seite Lagerübersicht durchaus an, auf der wir Ihnen viele weitere interessante Informationen bieten.
Vorteile eines Aktenlagers
Kann Ihr Warenwirtschaftssystem mit einem Outsourcing Dienstleister für Dokumentenarchivierung zusammenarbeiten? Gibt es entsprechende Schnittstellen? WAREhousing.Online der Experte für Kontraktlogistik sowie Lagerlogistik berät Sie gerne, damit Ihr Warenwirtschaftssystem optimal vorbereitet ist.
Die Anzahl der Akten in Unternehmen kann mit der Zeit wachsen undzu einem Problem werden. Die meisten Unterlagen werden nicht jedenTag oder nur selten benutzt. Unternehmen können jedoch keine Dateienvernichten, da viele Ordner Dokumente enthalten, die aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht vernichtet werden dürfen.Sie können die Anzahl der Aktenordner in Ihrem Unternehmenreduzieren, indem Sie Ihre Dateien speichern lassen. Auf diese Weise haben Sie einfachen Zugriff auf die Dokumente, die Sie brauchen und wollen, wenn Sie sie brauchen. Die externe Lagerung kann eine guteMöglichkeit sein, Geld für Ihr Gebäude zu sparen, insbesondere inGegenden mit hohen Büromieten. In der Liste der Aufbewahrungs-fristenkönnen Sie nachlesen, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden dürfen.
Herausforderung eines Aktenlagers
Akten sicher vor äußeren Einflüssen zu halten, mag auf den ersten Blick keine leichte Aufgabe sein. Die Archive müssen räumliche sowie klimatische Anforderungen erfüllen.
Nicht jeder Ort ist für die Aktenlagerung geeignet. In Räumen mit zu viel Sonnenlicht, zu hoher Luftfeuchtigkeit oder Temperaturen ist die Lagerung nicht empfehlenswert.
Einerseits führt eine zu trockene Luft zu brüchigem Papier, sodass die Aktendokumente nicht mehr verwendet werden können. Anderseits kann zu hohe Luftfeuchtigkeit Schimmelbildungen auf den Akten oder Ordnern begünstigen. Zudem führen Schimmelsporen zu gesundheitlichen Problemen und sollten dringend entfernt werden. Allerdings sind die Schäden durch Schimmelsporen auf Akten nur bedingt reversibel. Daher sollte im Voraus auf eine professionelle Aktenlagerung geachtet werden. Dies spart Kosten und Zeit.
Nachfolgend sind die empfohlenen Eigenschaften für einen Lagerraum nach DIN ISO 11799 aufgeführt:
- Die ideale Raumtemperatur liegt zwischen 8 und 16 Grad.
- Die relative Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 45% und 55% liegen,
mit einer Schwankungsbreite von +/- 3 Prozent. - Die klimatischen Bedingungen müssen ständig überwacht werden und sich in einem konstanten Bereich befinden.
- Ein Schutz vor direktem Sonnenlicht ist ebenfalls erforderlich.
Schlussfolgerung: Befolgen Sie diese Tipps und holen Sie das Beste aus Ihrem Archiv heraus.
Wenn es um die Themen Outsourcing, Kontraktlogistik, Lagerlogistik, Logistik, Lager mieten, Dokumentenarchivierung oder Transport geht, sind Sie bei dem Dienstleister Warehousing.Online genau richtig.
Einsatzgebiete eines Aktenlagers
Aktenlager werden für private, öffentliche oder berufliche Zwecke verwendet.
Vor allem größere Bank- oder Industrieunternehmen können durch Aktenlager profitieren. Bibliotheken oder größere Büros machen ebenfalls von den Vorteilen eines Aktenlagers Gebrauch. Egal, wie ein Aktenlager letztlich verwendet wird, heutzutage ist es nicht mehr wegzudenken.